Cách sử dụng Excel: 18 Mẹo, Thủ thuật và Phím tắt dễ dàng trong Excel

Đôi khi Excel có vẻ quá tốt là đúng. Tất cả những gì tôi phải làm là nhập công thức và hầu hết mọi thứ tôi cần làm thủ công đều có thể được thực hiện tự động. Cần hợp nhất hai trang tính với dữ liệu tương tự? Excel có thể làm điều này. Cần làm toán đơn giản? Excel có thể làm điều này. Cần kết hợp thông tin trong nhiều ô? Excel có thể làm điều này.

Nếu bạn gặp phải trường hợp cần cập nhật dữ liệu theo cách thủ công, có thể bạn đang thiếu một công thức có thể làm điều đó cho bạn.

Excel được sử dụng để làm gì?
Excel là một phần mềm tiện dụng có thể được sử dụng để lưu trữ và sắp xếp nhiều tập dữ liệu. Sử dụng các hàm và công thức của nó, bạn cũng có thể sử dụng công cụ này để hiểu dữ liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng bảng tính để theo dõi dữ liệu và tự động theo dõi số liệu trung bình và tổng số.

Trước khi dành hàng giờ đồng hồ để đếm ô hoặc sao chép và lưu dữ liệu, hãy tìm kiếm một giải pháp nhanh trong Excel – bạn có thể sẽ tìm thấy một giải pháp.

Tải xuống 9 Mẫu Excel dành cho Nhà tiếp thị (Bộ công cụ miễn phí)
Với tinh thần làm việc hiệu quả hơn và tránh những công việc thủ công tẻ nhạt, đây là một số thủ thuật Excel giúp bạn bắt đầu cách sử dụng Excel. (Và đối với tất cả những người hâm mộ Harry Potter ngoài kia … Chào mừng bạn đến trước.)

Kiến thức cơ bản về Excel

Nếu bạn mới bắt đầu với Excel, có một số lệnh cơ bản mà chúng tôi khuyên bạn nên tự làm quen. Đây là những thứ như:

Tạo một bảng tính mới từ đầu.
Thực hiện các phép tính cơ bản trên bảng tính như cộng, trừ, nhân và chia trên bảng tính.
Viết và định dạng văn bản cột và tiêu đề.
Các hàm tự động điền trong Excel.
Thêm hoặc xóa các cột, hàng và bảng tính riêng lẻ. Dưới đây chúng ta sẽ tìm hiểu cách thêm những thứ như nhiều cột và hàng.
Giữ cho các tiêu đề cột và hàng hiển thị khi bạn cuộn qua chúng trong bảng tính để bạn biết mình điền vào dữ liệu nào khi di chuyển xa hơn qua tài liệu.
Để tìm hiểu sâu hơn về những điều cơ bản này, hãy xem hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về cách sử dụng Excel.

Được rồi, đã sẵn sàng để tham gia vào sự bẩn thỉu tệ hại chưa? Hãy quay lại với nó.

Thủ thuật Excel

Sử dụng bảng tổng hợp để nhận dạng và ý nghĩa của dữ liệu.
Thêm nhiều hàng hoặc cột.
Sử dụng bộ lọc để đơn giản hóa dữ liệu của bạn.
Loại bỏ các điểm hoặc bộ dữ liệu trùng lặp.
Dịch các hàng thành cột.
Phân chia thông tin văn bản giữa các cột.
Sử dụng các công thức này để tính toán đơn giản.
Lấy số lượng trung bình các số trong các ô của bạn.
Sử dụng định dạng có điều kiện để buộc các ô tự động thay đổi màu dựa trên dữ liệu.
Sử dụng công thức IF THEN Excel để tự động hóa một số hàm Excel.
Sử dụng ký hiệu đô la để giữ cho công thức của một ô giống nhau cho dù nó đi đến đâu.
Sử dụng hàm VLOOKUP để kéo dữ liệu từ vùng này sang vùng khác của trang tính.
Sử dụng công thức INDEX MATCH để lấy dữ liệu từ các cột ngang.
Sử dụng hàm COUNTIF để đếm số từ hoặc số trong bất kỳ phạm vi ô nào của Excel.
Kết hợp các ô bằng cách sử dụng andpersand.
Thêm hộp kiểm.
Một siêu liên kết đến một trang web.
Thêm menu thả xuống.

1. Sử dụng bảng tổng hợp để nhận dạng và cảm nhận dữ liệu.

Bảng tổng hợp được sử dụng để tổ chức lại dữ liệu trong bảng tính. Họ sẽ không thay đổi dữ liệu bạn có, nhưng họ có thể tóm tắt và so sánh các thông tin khác nhau trong bảng, tùy thuộc vào những gì bạn muốn họ làm.

Hãy xem một ví dụ. Giả sử tôi muốn xem có bao nhiêu người trong mỗi ngôi nhà ở Hogwarts. Bạn có thể nghĩ rằng tôi không có quá nhiều dữ liệu, nhưng đối với các bộ dữ liệu dài hơn, nó có ích.

Để tạo bảng pivot, tôi đi đến bảng dữ liệu và pivot. Excel sẽ tự động điền bảng Pivot của bạn, nhưng bạn luôn có thể thay đổi thứ tự của dữ liệu. Sau đó, bạn có bốn tùy chọn để lựa chọn.

Bộ lọc báo cáo: Điều này cho phép bạn chỉ xem xét các hàng cụ thể trong tập dữ liệu. Ví dụ: nếu tôi muốn tạo bộ lọc theo từng nhà, tôi có thể chọn chỉ bao gồm sinh viên trong Gryffindor thay vì tất cả sinh viên.
Nhãn cột: Đây có thể là các mẫu của bạn trong tập dữ liệu.
Dòng nhãn: Đây có thể là các dòng của bạn trong tập dữ liệu. Cả nhãn hàng và cột đều có thể chứa dữ liệu từ các cột (ví dụ: tên có thể được kéo vào nhãn Hàng hoặc Cột – nó chỉ phụ thuộc vào cách bạn muốn xem dữ liệu).
Ý nghĩa: Phần này cho phép bạn xem dữ liệu của mình theo nhiều cách khác nhau. Thay vì chỉ lấy bất kỳ giá trị số nào, bạn có thể thêm, đếm, trung bình, tối đa, tối thiểu, số lượng các số hoặc thực hiện một số thao tác khác với dữ liệu của mình. Thật vậy, theo mặc định, khi bạn kéo một trường giá trị, nó luôn tạo ra một điểm số.
Vì tôi muốn đếm số học sinh trong mỗi ngôi nhà, tôi sẽ đi đến bảng Tổng hợp và kéo cột Ngôi nhà đến cả nhãn hàng và giá trị. Điều này sẽ tóm tắt số lượng học sinh được liên kết với mỗi nhà.

2. Thêm nhiều hàng hoặc cột.

Khi xem xét dữ liệu của mình, bạn có thể thấy rằng bạn liên tục cần thêm nhiều hàng và cột hơn. Đôi khi bạn thậm chí có thể cần thêm hàng trăm dòng. Làm điều này từng cái một sẽ rất tẻ nhạt. May mắn thay, luôn có một cách dễ dàng hơn.

Để thêm nhiều hàng hoặc cột vào bảng tính, hãy chọn cùng một số hàng hoặc cột hiện có mà bạn muốn thêm. Sau đó nhấp chuột phải và chọn “Chèn.”

Trong ví dụ dưới đây, tôi muốn thêm ba dòng bổ sung. Bằng cách đánh dấu ba hàng và sau đó nhấn chèn, tôi có thể thêm thêm ba hàng trống vào bảng của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng.

chèn khoảng trắng trong Excel

3. Sử dụng bộ lọc để đơn giản hóa dữ liệu của bạn.

Khi xem các tập dữ liệu rất lớn, bạn thường không cần phải xem mọi hàng cùng một lúc. Đôi khi bạn chỉ cần xem dữ liệu phù hợp với các tiêu chí nhất định. Đó là nơi các bộ lọc đi vào.

Bộ lọc cho phép bạn trừ dữ liệu chỉ để xem xét các hàng nhất định cùng một lúc. Trong Excel, bạn có thể thêm bộ lọc vào từng cột trong dữ liệu của mình và từ đó, bạn có thể chọn những ô bạn muốn xem cùng một lúc.

Hãy xem xét ví dụ dưới đây. Thêm bộ lọc bằng cách nhấp vào tab Dữ liệu và chọn “Bộ lọc”. Bằng cách nhấp vào mũi tên bên cạnh đầu cột, bạn có thể chọn xem bạn muốn dữ liệu của mình được sắp xếp theo thứ tự tăng hay giảm và các hàng cụ thể bạn muốn hiển thị.

Trong ví dụ về Harry Potter của tôi, giả sử tôi chỉ muốn nhìn thấy các học sinh ở Gryffindor. Bằng cách chọn bộ lọc Gryffindor, các dòng khác sẽ biến mất.

Bộ lọc trên trang tính Excel

Mẹo chuyên nghiệp: Sao chép và dán các giá trị trong bảng tính khi lọc để thực hiện phân tích bổ sung trên một bảng tính khác.

4. Loại bỏ các điểm hoặc bộ dữ liệu trùng lặp.

Bộ dữ liệu lớn có xu hướng trùng lặp nội dung. Bạn có thể có danh sách một số địa chỉ liên hệ trong một công ty và chỉ muốn xem số lượng công ty mà bạn có. Trong những tình huống như thế này, việc loại bỏ các bản sao rất tiện dụng.

Để xóa các bản sao, hãy chọn hàng hoặc cột mà bạn muốn xóa các bản sao. Sau đó, chuyển đến tab Dữ liệu và chọn “Loại bỏ các bản sao” (trong các công cụ). Một cửa sổ bật lên sẽ được hiển thị để xác nhận dữ liệu nào bạn muốn làm việc. Chọn “Xóa bản sao” và bạn đã sẵn sàng.

Loại bỏ các bản sao trong Excel

Chức năng này cũng có thể được sử dụng để xóa toàn bộ một hàng dựa trên giá trị của một cột trùng lặp. Vì vậy, nếu bạn có ba dòng thông tin Harry Potter và bạn chỉ cần xem một dòng, thì bạn có thể chọn toàn bộ tập dữ liệu và sau đó xóa các bản sao dựa trên email. Danh sách kết quả của bạn sẽ chỉ có tên duy nhất mà không có bất kỳ trùng lặp nào.

5. Sắp xếp lại các hàng thành cột.

Nếu bảng tính của bạn có ít hàng dữ liệu, bạn có thể quyết định rằng bạn thực sự muốn chuyển đổi các mục ở một trong những hàng đó thành cột (hoặc ngược lại). Sẽ mất nhiều thời gian để sao chép và dán từng tiêu đề riêng lẻ – nhưng những gì chức năng chuyển vị cho phép bạn làm chỉ đơn giản là di chuyển dữ liệu trong các hàng thành cột hoặc ngược lại.

Bắt đầu bằng cách đánh dấu cột bạn muốn xếp thành hàng. Bấm chuột phải và sau đó chọn Sao chép. Sau đó, chọn các ô trong bảng tính mà bạn muốn bắt đầu hàng hoặc cột đầu tiên. Bấm chuột phải vào một ô rồi chọn Dán Đặc biệt. Mô-đun sẽ xuất hiện – ở dưới cùng, bạn sẽ thấy tùy chọn chuyển vị. Kiểm tra cửa sổ đó và chọn OK. Bây giờ cột sẽ được dịch sang một chuỗi hoặc ngược lại.

6. Tách thông tin văn bản giữa các cột.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn chia thông tin có trong một ô thành hai ô khác nhau? Ví dụ: có thể bạn muốn lấy tên công ty của ai đó thông qua địa chỉ email của mình. Hoặc có lẽ bạn muốn tách họ và tên của ai đó thành họ và tên cho các mẫu email marketing.

Nhờ Excel, cả hai đều có thể thực hiện được. Đầu tiên, đánh dấu cột bạn muốn tách. Tiếp theo, chuyển đến tab dữ liệu và chọn “Văn bản thành cột”. Mô-đun sẽ xuất hiện với thông tin bổ sung.

Đầu tiên, bạn cần chọn Chiều rộng phân cách hoặc Chiều rộng cố định.

“Dấu phân cách” có nghĩa là bạn muốn chia cột dựa trên các ký tự như dấu phẩy, dấu cách hoặc tab.
“Chiều rộng cố định” có nghĩa là bạn muốn chọn vị trí chính xác trên tất cả các cột mà bạn muốn tách để xảy ra.
Trong ví dụ dưới đây, hãy chọn “Delimited” để tách họ và tên thành họ.

Sau đó, đã đến lúc chọn Dấu phân cách. Nó có thể là một tab, nửa đầu, dấu phẩy, dấu cách hoặc một cái gì đó khác. (“Cái gì đó khác” có thể là “tôi” được sử dụng, ví dụ, địa chỉ email.) Trong ví dụ của chúng tôi, hãy chọn một khoảng trắng. Excel sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước về các cột mới của bạn sẽ trông như thế nào.

Khi bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấp vào Tiếp theo. Trang này sẽ cho phép bạn chọn các định dạng nâng cao nếu bạn muốn. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào nút Hoàn tất.

Văn bản thành cột trong Excel

Công thức Excel

7. Sử dụng các công thức này để tính toán đơn giản

Ngoài một số phép tính khá phức tạp, Excel có thể giúp bạn thực hiện các phép tính đơn giản như cộng, trừ, nhân hoặc chia bất kỳ dữ liệu nào của bạn.

Sử dụng q để thêm.
Để trừ, hãy sử dụng dấu -.
Để tái tạo, hãy sử dụng dấu “i”.
Để phân tách, hãy sử dụng dấu /.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc đơn để đảm bảo các phép tính nhất định được thực hiện ngay từ đầu. Trong ví dụ dưới đây (10-10-10), 10 thứ hai và thứ ba được nhân với nhau trước khi cộng thêm 10. Tuy nhiên, nếu chúng ta làm điều này (10’10) 10, thì 10 đầu tiên và thứ hai sẽ được cộng với nhau trước.

Toán học đơn giản với công thức bảng tính Excel

8. Lấy trung bình trong các ô của bạn.

Nếu bạn muốn một tập hợp số trung bình, bạn có thể sử dụng công thức “AVERAGE (Phạm vi ô)”. Nếu bạn muốn tính tổng một cột số, bạn có thể sử dụng công thức “SUM (Phạm vi ô).

9. Sử dụng định dạng có điều kiện để buộc các ô tự động thay đổi màu sắc dựa trên dữ liệu.

Định dạng có điều kiện cho phép bạn thay đổi màu của ô dựa trên thông tin bên trong ô. Ví dụ: nếu bạn muốn đánh dấu các số nhất định trên mức trung bình hoặc nằm trong 10% dữ liệu hàng đầu trong bảng, bạn có thể làm như vậy. Nếu bạn muốn mã màu chung giữa các dòng khác nhau trong Excel, bạn có thể làm như vậy. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng xem thông tin quan trọng đối với bạn.

Để bắt đầu, hãy chọn nhóm ô bạn muốn sử dụng định dạng có điều kiện. Sau đó, chọn “Định dạng có điều kiện” từ menu chính và chọn logic từ tình trạng bỏ học. (Bạn cũng có thể tạo quy tắc của riêng mình nếu bạn muốn điều gì đó khác biệt.) Một cửa sổ bật lên nhắc bạn cung cấp thêm thông tin về quy tắc định dạng. Chọn “OK” khi bạn hoàn tất và bạn sẽ thấy kết quả của mình tự động xuất hiện.

Định dạng có điều kiện trong Excel

10. Sử dụng công thức IF THEN Excel để tự động hóa một số hàm Excel.

Đôi khi chúng ta không muốn đếm số lần một giá trị xuất hiện. Thay vào đó, chúng tôi muốn nhập nhiều thông tin khác nhau vào một ô, nếu có ô tương ứng với thông tin đó.

Ví dụ, trong tình huống dưới đây, tôi muốn thưởng điểm mười cho tất cả những ai thuộc nhà Gryffindor. Thay vì nhập thủ công 10 bên cạnh tên của mỗi học sinh Gryffindor, tôi có thể sử dụng công thức IF THEN Excel để nói rằng nếu một học sinh ở trong Gryffindor, họ sẽ nhận được điểm mười.

Công thức: IF (logic_test, value_if_true, false value)

Ví dụ được hiển thị bên dưới: “IF (D2” “Gryffindor”, “10”, “0”)

Nói chung, công thức sẽ là IF (Kiểm tra Boolean, Đúng, Sai). Hãy đi sâu vào từng biến số này.

Logical_Test: Kiểm tra logic là phần “IF” của câu lệnh. Trong trường hợp này, logic D2 là “Gryffindor” vì chúng tôi muốn đảm bảo rằng ô tương ứng với học sinh nói “Gryffindor”. Đảm bảo đặt Gryffindor trong dấu ngoặc kép tại đây.
Value_if_True: Đây là những gì chúng tôi muốn ô hiển thị nếu giá trị là true. Trong trường hợp này, chúng tôi muốn ô hiển thị “10” để cho biết rằng học sinh đã được 10 điểm. Chỉ sử dụng dấu ngoặc kép nếu bạn muốn kết quả là văn bản, không phải số.
Value_if_False: Đây là những gì chúng tôi muốn ô hiển thị nếu giá trị là sai. Trong trường hợp này, đối với bất kỳ học sinh nào không thuộc Gryffindor, chúng tôi muốn ô hiển thị “0” để hiển thị 0 điểm. Chỉ sử dụng dấu ngoặc kép nếu bạn muốn kết quả là văn bản, không phải số.
CÔNG THỨC IF IF trong Excel

Lưu ý: Trong ví dụ trên, tôi đã thưởng 10 điểm cho mọi người trong Gryffindor. Nếu sau này tôi muốn tóm tắt tổng điểm, tôi sẽ không thể, vì số 10 nằm trong dấu ngoặc kép, do đó làm cho chúng ở dạng văn bản, không phải là số mà Excel có thể tính tổng.

11. Sử dụng ký hiệu đô la để giữ cho công thức của một ô giống nhau cho dù nó đi đến đâu.

Bạn đã bao giờ thấy một ký hiệu đô la trong công thức Excel chưa? Khi được sử dụng trong công thức, nó không đại diện cho đô la Mỹ; thay vào đó, nó đảm bảo rằng cột và hàng chính xác giống nhau ngay cả khi bạn sao chép cùng một công thức qua các hàng liền kề.z

Bạn thấy đó, một tham chiếu ô khi bạn tham chiếu ô A5 từ ô C5 chẳng hạn, là tương đối theo mặc định. Trong trường hợp này, bạn thực sự có nghĩa là một ô có năm cột ở bên trái (C trừ A) và trong cùng một hàng (5). Đây được gọi là công thức tương đối. Khi bạn sao chép một công thức tương đối từ ô này sang ô khác, nó sẽ điều chỉnh các giá trị trong công thức dựa trên nơi nó được di chuyển. Nhưng đôi khi chúng ta muốn các giá trị này giữ nguyên bất kể chúng có di chuyển hay không và chúng ta có thể làm điều này bằng cách biến công thức trong ô thành một công thức tuyệt đối.

Để thay đổi công thức tương đối (A5’C5) thành công thức tuyệt đối, chúng tôi đặt trước giá trị hàng và cột bằng các ký hiệu đô la, do đó: ($ A $ 5 ‘$ C $ 5). (Tìm hiểu thêm trên trang hỗ trợ Microsoft Office tại đây.)

>>> Xem thêm tại: https://digitalfuture.vn/top-bai-viet-ham-excel-thong-dung-cho-thong-ke-so-lieu

Leave a Reply